Stichting De Friese Elfsteden Rijwieltocht

Elk jaar op tweede Pinksterdag verandert Friesland in een waar fietsparadijs voor tweewielerlievende kilometervreters. De Friese fietselfstedentocht, de tocht der fietstochten, brengt de deelnemers in 235 lange kilometers langs de Friese elf steden. De tocht wordt al sinds 1912 verreden en geniet nog steeds een onverminderde populariteit. 

De organisatie ligt in handen van de stichting De Friese Elfsteden Rijwieltocht in Bolsward. De website van de stichting wordt al vele jaren door Aspin verzorgd en in 2013 werden we gevraagd om mee te denken over de online inschrijving voor de tocht. Uiteindelijk resulteerde deze vraag in een prachtig project waarbij we Flexxware koppelden aan de online inschrijving, een compleet nieuwe website en een uitgebreid extranet voor de deelnemers. Aspin stond hierbij garant voor zowel het complete design als de gehele implementatie.

Online inschrijving

15.000 stempelkaarten klaar voor verzending

De inschrijving voor de fietselfstedentocht bestaat uit een aantal stappen en die bleken een mooie uitdaging. Deelnemers die de tocht vaak genoeg gereden hebben kunnen op uitnodiging gereserveerde kaarten aanschaffen. De overgebleven kaarten worden vergeven in een vrije inschrijving. Voor de tocht van 2015 zijn deze kaarten voor het eerst verloot. Geïnteresseerden kunnen zich tijdens de vrije inschrijving in alle rust inschrijven voor de tocht en worden door een slim en geautomatiseerd lotingsproces in blije gevallen ingeloot, en in minder blije gevallen helaas uitgeloot. De kaarten die na de vrije inschrijving en loting alsnog overblijven worden vergeven op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt. Met behulp van onze Flexxware software waren we in staat al deze verschillende processen naadloos te integreren binnen één systeem.

Automatisering van de deelnemersadministratie

Het nieuwe extranet van de website bespaart de stichting veel administratief werk. Veel voorkomende wijzigingen worden nu door de deelnemers zelf ingegeven. Ook binnen Flexxware zelf is het nodige maatwerk voor de stichting gerealiseerd om bepaalde tijdrovende processen in de administratie verregaand te vergemakkelijken. Naast geautomatiseerde selecties van adressenbestanden is bijvoorbeeld ook de verwerking van finishcontroleformulieren met barcodes geautomatiseerd. Voorheen werden deze formulieren door de deelnemers met pen en papier ingevuld en kostte de verwerking ervan vele man- en vrouwuren. Met name de realisatie van dergelijke tijdsbesparingen maakte het voor ons tot een uiterst dankbaar project.

Meer weten?

Wij vertellen graag meer over ons werk. Bel, mail, of bezoek ons kantoor aan de Kraneweg in Groningen.

050 579 18 00  //  info@aspin.nl